文／Sunny

在專業的職場環境中，究竟該如何回答及處理正好有人詢問你當下不清楚答案、不知道事情的問題，才能避免其他與會者對自己的專業產生質疑，同時還可以讓正在進行的事項繼續推進，可說是一門藝術，也是一種智慧……

在當今的全球市場中，「有效溝通」是國際合作成功的關鍵。但是如果面對主管或同事的詢問，當下沒有具體答案可以回覆或接續討論時，情況該如何轉寰並能繼續討論下去？

在職場會議中，要能勇敢且直接的回答說「我不知道」，可說是令人感到畏懼的狀況，因為這可能會顯示出回覆者的「不專業」、「不夠認真」、「沒有事前準備好」，再者，對某些文化背景者來說，說出「我不知道」應該會覺得很丟臉，也可能直接導致該次會議失敗，造成公司的損失！

但不可避免的，在會議討論過程中，隨時有可能面臨此情境，特別是某些國家的職場習慣直言不諱，萬一正好被問住了，如何在會議上用最合適與最專業的方式說出「我不知道」，就成為一項至關重要的職場技能。

其實，若能掌握在會議中說「我不知道」的藝術，不光只是涉及承認差距，同時也可以展示誠實、透明以及致力於尋找正確解決方案的決心，還可以將其轉化為自我成長和繼續與對方合作的機會。

以下建議如何在國際會議中，以專業方法說出「我不知道」的方法和技巧：:

提示1：直接誠實承認「我不知道」

在會議上暫時無法提供問題或狀況下需要的所有答案，並不會損及專業，何妨勇敢回答「我不知道」，表達時的語句應是：「我現在沒有這些答案和你所需要的訊息，但我可以回去研究後，盡快找到並回覆給您。（I don't have that information right now，but I can find out and get back to you.）」

提示 2：表現出學習意願

在獲知問題的狀況下，表現出對解決問題的承諾至關重要。例如可以說：「這是一個很好的問題。我需要進行調查並研究一下，並會儘快提供給您最新信息。（That's a great question. I'll need to look into it and will provide an update as soon as possible.）」

提示 3：重新定向到其他可能有答案的資源

或許你不知道問題的答案，但是其他人可能有答案，這時可以將問題指向另外的資源方向，去了解及收集答案。例如可以說：「我個人不是很確定知道你要的訊息，但是XXX（同事名）可能知道。我會在之後詢問他們再儘快回覆給您。（I'm not certain，but Peter【colleague's name】might have the information. Let's ask them after the meeting.）」

提示 4：建議後續跟進

在確定現場無法繼續處理時，提出未來進行跟進的行動規畫。例如：「我會調查此事，並在當天結束前，發送一封包含詳細信息與行動計畫的電子郵件。（I'll look into this and send an email with the details by the end of the day.）」

提示 5：表明會邀請其他團隊隊員一起參與

透過與更多團隊同事的合作，將力量加大，將其作為讓團隊參與解決問題的機會。「我沒有這些信息，但讓我和其他隊員一起討論，相信我們可以共同找到最佳答案。（I don't have that information ，but let's discuss how we can find the best answer together and invite my colleagues to support .）」

也就是說，在會議上盡量把握機會，將「我不知道」轉變為主動、積極的回應。承認你不知道某些事情的同時，可以建立信任和信譽，從而導致更有成效和誠實的討論，扭轉相對劣勢為創造一個提倡誠實和持續學習的工作場所！

事前多準備 以免陷窘境

為避免陷入會議中面臨「我不知道」的尷尬情況，可以採取以下幾個方法，幫助自己能夠在會議中，更從容應對各種情況。

★提前準備議題：

在會議前，多花時間了解議題，並盡量多準備相關資料。如果有不熟悉的議題，應該提前多花時間做研究。

★養成隨手記筆記的習慣：

在會議中記錄關鍵點和問題，可以幫助自己更好的理解討論內容。

★謙虛的主動提問：

如果有不明白的地方，不要害怕被看不起而不敢提問。裝懂後被發現其實反而更丟臉，也會讓對方對整個談話的可信度失去信心，甚至可能直接決定不繼續討論，對完成會議任務影響很大。當在會議中不明白或是有疑慮時，謙虛的主動提問，不僅能幫助自己更好理解問題，也能顯示提問者對會議內容的認真與投入。

★學會適度轉移話題：

如果被問到不太熟悉的領域，可在合適的討論過程中，巧妙地轉移話題，或者表示會後再進一步了解並回覆。

★對自己保持自信：

討論中即使遇到不熟悉的問題，或是不確定的答案，也要保持自信，坦誠地表達自己需要更多時間了解或準備答案。

逆轉「我不知道」 案例分享

某家跨國公司舉辦下年度業務戰略會議，集團內來自不同國家的高層管理人員全部到齊，討論明年的公司業務擴展計畫。

會議進行到一半時，來自德國的市場總監提出了一個技術性很強的問題，詢問來自中國的市場部黃總監：「新產品在中國市場反映的數據分析結果，其數據是用何種方法導出與驗證的？」

黃總監對該問題中的產品與技術並不熟悉，但他不想在眾多公司高層面前顯得無知。在這情況下，他在現場可以採用的應對策略，至少包括下列3種：

1.緩兵之計：坦誠但不失專業

黃總監可以微笑著回答：「This is a very good question! 這是一個非常好的問題。這部分的技術細節，我目前手上沒有準備具體數據，但我會在會後與我們的技術團隊確認，並盡快給您一個詳細的答覆。」

2.圍魏救趙：轉移焦點並尋求協助

黃總監還可以接著說：「同時，我們的技術總監張先生對這方面有深入的研究，或許他可以提供更多的見解。張總監，您能分享一下您的看法嗎？」

3.亡羊補牢：後續立刻跟進補強

會後，黃總監應立即聯繫技術團隊，獲取相關數據和分析方法，並在會議紀要中詳細回覆德國市場總監的問題。

如此，黃總監不僅成功地避免了尷尬，還展示了他的專業態度和解決問題的能力，贏得同事們的尊重和信任。此案例也展示了如何通過坦誠、轉移焦點和後續跟進等方法，巧妙地應對「會議中我不知道」的情況。