文／記者李碧華 圖／沈松清
人生當中最難纏的聽眾，無非就是聰明又經歷豐富的主管。組織高層自有一套遊戲規則，他們的世界原是充滿各種挑戰與快速變動，忙碌、壓力異常、沒耐心是他們的工作常態。員工向上溝通若運用一般簡報技巧、講故事都可能失效，只會使他們不耐煩。另一方面來看，主管們雖然資深，但是絕不是你我的父執輩，別祈求他們給予諒解與同情，他們也沒空聽故事，員工休想等著被激勵。
在企管講師謝文憲看來：「簡報不是您會說什麼，而是要預先判斷聽眾想聽什麼。」而最重要的一群聽眾，就是老闆。職場溝通的主要對象不外乎對上、平行單位的跨部門溝通、對部屬、對外部客戶或是供應商的溝通……等。其中，對老闆的溝通與說服，往往決定了職場工作者的影響力與地位。
這些所謂高階主管（CXO）格外忙碌、專斷與追求效率，因此長篇大論、說說故事、但沒有解決方案的簡報，往往會讓老闆們失去耐心。「我看過很多口才很好的人，上台都能侃侃而談，但未必能夠長話短說，在面對老闆的關鍵時刻，往往為了展現良好口才，而失去溝通的目標與準頭。」謝文憲認為：簡報的架構決定了溝通的有效性，若前面三十秒無法吸引聽眾的注意，做出良好的開場白與展現立場，溝通就已經失敗一半。
簡報是「有策略」、「有目的」的有效溝通，也是職場工作者最「不公平」的競賽，一次好的簡報或許成就不了大事業，但可能毀掉一輩子。然而簡報是可以被準備的，跟口才其實並無太大關連，謝文憲說，「立場、理由、證據、立場」的PREP絕妙架構，以及三十秒強打訴求的概念，的確可以幫助職場工作者無論口才好壞，都能夠在對老闆簡報時找到一帖良藥。
昇陽電腦創辦人史考特．麥克尼利（Scott McNealy）一路走來與高階主管耗費極多時間聽取準備不當的簡報者，把力氣用錯了方向，他看出，那些人固然是希望有助於提高公司的生產力、競爭力和獲利，卻適得其反。組織高層賞識的簡報者，要能夠簡單明瞭、直指重點、提供經妥善查證的資訊。否則就是在浪費時間，而時間卻是最珍貴的資源。
在喬治亞州亞特蘭大可口可樂公司總部任職的利克．吉伯特則說：「對中階主管而言，每一季的董事會議都是讓人戰戰兢兢的大事。每隔三個月，這個走道上會有一群身穿黑西裝的人排排站，手裡緊抓著簡報資料，眼神透露著慌張。」她還加上一句：「氣氛實在太緊張了，所以我每逢那些日子都會盡量避開這邊。」
利克．吉伯特說，假設你是中階主管，就得每天面對曖昧不明、無法掌控、甚至是混亂的情況。為了達成任務，必須向高層說明自己的想法，而對上級簡報可能是殘酷的考驗。如果不明瞭組織頂層的行事規則，那搞砸事業和專案可能只是幾分鐘的事。
強打訴求
採用PREP架構
在今日商業環境中，精鍊推銷術實在太重要，因此麻省理工學院每年會為工科學生，舉辦一次精鍊推銷術競賽，優勝者可抱走 兩萬美元的獎金。競賽優勝者提及，每一次簡報，口袋裡一定要準備好 30 秒版強打訴求，內容可採用 PREP 架構：
•P 立場（Position）：開場句，用一句話說明你的基本訴求，以及其投資報酬率。
•R 理由（Reason）：簡要解釋你的基本訴求，對公司的重要性是什麼。
•E 證據（Evidence：舉出一項例子或證據來支持你的主張。
•P 立場（Position）：結論句，再度重申你的基本訴求。
管理基因
時間多麼珍貴
馬上說出重點
領導溝通技巧已「烙印在身上」的人，其管理遺傳基因將具有以下 3 種成分：
•內容簡要：他們知道，在坐滿高層決策者的會議室裡，時間是多麼珍貴，而能夠馬上說出重點。
•視覺輔助：他們明白，簡報軟體的投影片並非會議的重心。他們懂得，高層人士想要在會議上討論重要主題，不想聽你自說自話和播放投影片。
•隨機應變：他們天生就很靈活。當現實情況促使他們不可拘泥、死板，他們總能即興創作，在一瞬間變出新東西。
〈資料提供╱天下雜誌〉
易學公式
面對高層的
守則
利克．吉伯特認為，或許在自己的層級發言時自信滿滿，可是再向組織的上層走，當你知道利弊得失影響更大，而且對管理高層的簡報規則也很不同於一般的報告時，信心就有可能瓦解。那麼對高層簡報究竟有哪些守則呢？
規則簡單易學：一、了解簡報對象；二、把握重點；三、隨機應變。只可惜有多到不可思議的中階主管（實際比例占百分之六十七），就這麼莽莽撞撞走進高階主管會議，然後由於未能一開始就想表明自己有何所求，並準備太多投影片，又拘泥於預先擬好的腳本，因而拿磚頭砸到自己的腳。利克．吉伯特認為，這是必敗的事業自殺公式。
補救妙招
1.當主管告知能報告的時間，只有預期中的一小部分時，應當立刻調整簡報內容。
2.應該依照預定的簡報時間，事先準備一個簡報版本。
3.再多準備一個只有五分鐘的版本。
4.簡短說明基本訴求，要求的理由、在成本方面的好處，及投資報酬率。
7大挑戰
●時間被縮短
●台下心不在焉
●發生意氣之爭
●決策者離席
●主題轉了方向
●台下也開講
●討論太熱絡