文／林熹

Winnie是公司公認效率一流的主管，對於手邊工作的流程安排，有自己一套省時又省力的方法，也就是所謂的「事半功倍三原則」。

原則一：一次解決所有外出會議。

如果今天必須到外面開會，Winnie會盡量將其他的外出會議安排在同一天。所以她一個月會有幾天在外面開會，完全不進辦公室；或者先進辦公室打卡，在外頭開完一整天的會後，再進公司。

Winnie說，一次外出會議就需要花去來回兩趟的交通時間，此外，也必須有更為得體的服裝與化妝，這些都是時間與精神成本。所以，一次跑完所有外出會議不僅可以省下打扮時間，也能省下往返的交通時間；更棒的是，這樣開會的效果通常會非常好。

原則二：和屬下開會，盡量一對一。

除非必要，否則Winnie很不喜歡把所有屬下集中起來，關進會議室裡，一個接一個地討論他們手中的案子。Winnie喜歡更有效率的方式：一對一個別討論，迅速抓出下屬需要協助的部分，給予立即指導。

原則三：將工作依性質分門別類，一次完成一個類別的工作。

例如，需要用電話聯絡的事項，全部集中在一起一次打完；需要回覆的信件，一次統一回覆；需要創意發想的案子，同樣集中在同一天完成，讓那一整天腦袋都處於放鬆的發想狀態，而不是一下忙著創意發想，一下又開始進行嚴謹的規畫工作。

人類的大腦是一個很奇妙的構造，當我們嘴裡講著中文，突然有外國人跑來和我們說話，腦中的語言系統必須先切換成英文，才有辦法和對方溝通；做事也是相同的道理。就像工作時必須切換電腦頁面，才可以從視訊網頁跳到收件匣，人腦也一樣。

當我們一直忙著規畫工作，突然要開始發想，腦袋必須先經過一段轉換的時間；如果接著又再從發想跳到聯絡工作，腦袋勢必又得經過一段轉換的時間。因此，與其讓腦袋跟著混雜的工作不斷轉換再轉換，不如盡量讓腦袋保持在相同的工作類別，直到所有事情都處理完畢，再進行轉換的動作。

將相同類別的事情放在一起做，常常會有種「愈做愈順手」的感覺。那是因為，大腦會運用相同邏輯自行找出捷徑，讓事情更快完成，自然達到事半功倍的效果！