文╱趙肇

辦公室開會，究竟要通知哪些人出席，才不會浪費所有相關人員的時間？

一般企業通知開會時，很容易找來太多人出席，原本希望畢其功於一役，不用擔心有人該知道而未與會，同時也能讓所有相關人員共同下決定；但缺點是：這麼多人放下手邊工作集中開會，光是每人表示一點意見，就四、五個小時跑不掉，時間成本極不合算。

開會要真的有效果，就得找到對的人來開會，不能多、也不能少。首先，要想想下列問題：

1.哪些人有助於達成會議目的？

顯然，主要決策者、對於討論主題有相關資訊或知識者，都屬於應該參加的人。

2.哪些人會因為會議結論受到最大影響？

一般說來，已投入該議題，或是與議題利害相關的人，或是需要知道會議內容才能把手上工作做好的人，以及會議決策後負責執行的人，都屬於這類人。

最後，負責召集開會的人別忘了問問其他有利害關係的人，確定這份名單是否適當無誤，能提供各種不同觀點，同時沒有遺漏合適的開會成員。

然而，列出名單還不代表一定要找他們來開會。究竟實際上該通知誰來出席會議，並沒有簡單不變的守則，但原則上，小型會議最適合實際做決定或完成某件事，與會人數不應超過8人；中型會議適合腦力激盪或表達意見，與會人數不應超過18人；大型會議適合溝通、鼓舞士氣或宣布重要事項，那就邀個100人也不為過。

至於名單上那些可能受到會議結論影響的人，如果決定不通知他們來開會，則必須思考如何在會後告知結論重點。（取材自《二十分鐘經理人》）