聯想、IBM:在家辦公不影響績效

文╱爾東 |2020.05.30
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科技時代已可支援設備和軟體召開視訊會議。圖╱取自網路

文╱爾東

後新冠病毒時代下,「遠距工作」、「在家辦公」及「AB team輪流或異地上班」被廣泛討論,事實上,國際科技龍頭對這些工作模式,早已行之有年,甚至在亞洲或大中華區,採行超過10年以上,且來聽聽這些企業分享實施心得……

疫情期間,不少在台灣的國際企業,著手推動「遠距工作」、「在家工作」,例如荷蘭商Lenovo(聯想)、美國Dell(戴爾)、Amazon、Apple、IBM、TOYOTA等公司,都在疫情剛爆發不久,就實施WFH(Work from home)在家工作模式,甚至IBM超前在2008年就在大中華區採行遠距工作的模式。

積極推動Home Office(在家辦公)文化的IBM稱,此措施為公司節省上億元支出。不過這種辦公室文化,在亞洲企業不算普遍,曾有香港人說,哪怕颱風吹襲後市面混亂一片,不少公司仍要求員工趕回辦公室「交人」,所以港人常因此怨聲載道。

半天掌握員工概況

從美國總部引進遠端工作制度的台灣IBM表示,績效評估顯示,員工在家工作,效率並不會打折。以這次新冠病毒爆發為例,核心管理團隊運用科技,不到半天的時間就掌握了95%員工的狀況,例如旅遊史、健康狀況等,當然還是有在國外或沒回覆的,但掌握比例和效率已經非常高了。

台灣IBM人資長李欣翰表示,該公司一直都可以透過遠端工作,如果沒必要進辦公室,讓主管知道就可以在家工作。此外,大中華區員工也很早就可以選擇彈性工作時間,不一定要朝九晚六。「IBM在實施初期,並沒有設定一個全辦公室人都在家工作的日期,而是讓員工知道現在開始可以在家工作,之後再不斷調整比例。」

李欣翰認為,要實施遠端工作,首先要有非常好的遠端工具,像是視訊用的Webex、通訊軟體Slack、雲端分享檔案的Box、透過MURAL進行線上討論。

熟悉新的工作模式

MURAL有點像是線上版的設計思考的工作坊,可以有便利貼的功能,寫了就一直貼,這可以協助跨地區的團隊快速蒐集意見,然後看到意見後快速討論。雖然沒有專門開個會讓大家進入工作坊,但透過15天的網上放置,讓成員有時間自己去貼,覺得不錯就去按讚+1,用這些方式打破時間、地域的限制,也可以蒐集到所有人的討論。

最後,收集到意見,便召開團隊會議,把大家的意見分享出來,再做更多的討論。「遠端工作對IBM沒有太大的影響,是因為我們很早就導入了設計思考的概念,藉由『目標導向』的管理,不需要同仁坐在辦公室內、不需要有人每天看著你工作,這是另一種工作模式。」

台灣IBM現在超過一半的HR(人力資源)同仁都已在家工作,進度都很順利往前走,成員也知道什麼時間點該交東西。這是從「過程管理」到「結果管理」的改變。這個管理機制在IBM存在,對於想要實施遠端工作的公司,更要事先準備好。

端賴基礎設施完備

至於本身就是為企業建置遠端作業系統的聯想公司,早在疫情爆發前,亞洲地區客服中心已100%都是遠距工作的狀態。至於運作重心偏向開發的台灣南港辦公室,達到約80%員工遠距工作,只有2成研究人員必須進辦公室,這是因為必要時,可能要連結機密資料庫。

聯想台灣總經理林祺斌說,遠距工作趨勢快速增長中,但也考驗著企業平常的基礎設施建置,包括頻寬、設備、流程這幾項要件,才能維持公司穩定、順暢的運作。而這些技術和設備,聯想原本就具足,因此不但本身成功轉型進入遠距工作的狀態,也協助國內各產業、企業逐步實現遠距工作的需求。

林祺斌指出,企業發展遠距工作的重點,必須是成本可以負擔,事實上,企業不一定要被迫購買軟硬體,透過其他解決方案,一樣能讓員工遠距工作。

部分產業躍躍欲試

至於從產業類別來看,校園是最快接受遠距教學、視訊會議的地方,此外,房仲業也開始進行類似的解決方案;醫療產業也逐漸能夠適應遠距工作,不管看診,甚至跨海操作達文西手術,都讓遠距工作愈來愈普及。

雖然遠距工作讓公司省下了部分基本成本,但是相對也要提供給員工足以對應工作的硬體設備。之前一家知名顧問公司就向聯想要求設備要輕薄、電池續航力要夠,至少能夠不充電使用一整天,當然,安全性也是重要關鍵。

面對未來,遠距工作已是勢不可擋的趨勢,聯想表示,目前不少製造業及學校都在積極評估,希望升級完整的遠距工作解決方案,除了硬體設備,應用程式及運作平台也都一併考量,希望完美的一次到位。

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