文／姚詩豪、張國洋

不只員工討厭開會，其實老闆比員工更怕開到無意義的會議！要怎麼讓會議簡潔、迅速，並且精準地講出重點？以多年管理的經驗，建議掌握以下4大會議技巧，就能開一場好的會議。

1.報告時先說結論

我很喜歡先聽結論。因為聽到結論之後，有很高的機率再問一、兩個問題，就能大概理解整個專案進行的過程。

包括老闆在內，多數與會者希望知道會議結果將導向什麼、為什麼要做這件事情、要花多少錢、會得到什麼好處等。而站在老闆的立場思考，他可能也最在意「結論」，除非他想知道緣起，到那時候再補充也不遲。

建議員工剛到一個地方上班，第一次會議，一定要先從大方向報告起，「從結論講到細節」。如果發現老闆總會查問細節，之後的會議再逐步增加內容即可。最忌諱的是，一開始開會就秀出一大堆投影片，那通常不是好策略。

與其長篇大論解釋分析，不如針對專案提供見解和建議選項。圖／123RF

2.會議要掌握重點

看著員工拿出一份沒有經過消化、思考的龐大簡報，投影片內容包山包海，開始逐字逐句念稿……不少老闆會很頭痛，甚至忍不住提醒：「跳過，下一頁！講重點！」

老闆請你跳過的所有資訊，通常都表示那些東西對他而言不重要，所以下一次報告時，就必須在很精簡的篇幅內，讓老闆覺得這是重點，才能把時間用在刀口上。

有些人習慣「開會時必備投影片」，我認同事前準備的辛苦和誠意，但如果內容不是老闆期待的，印象反而是扣分的，這樣不是很冤枉嗎？

與其長篇大論解釋分析，不如針對專案提供見解和建議選項。圖／123RF

3.盡量減少會議

老闆希望會議愈少愈好，我個人也不喜歡召開進度會議，尤其是當該進度會議只須向我報告時，就沒必要進行這種重複會議。

很多老闆可能覺得自己平常工作忙、沒空分神看報告，所以每星期固定約好一個時段讓員工報告進度，藉此掌握公司經營的全貌，但這是非常錯誤的管理方式。

如果某件事的進度狀況很重要，那肯定老闆一定會每天盯，專案經理只要更新進度數據，老闆多半就會在第一時間親自讀了，還需要專案經理在會議上重新念一遍？就算老闆因為看不懂報表或是對技術上有任何問題，也只要聯絡專案經理就好，等召開會議再來盯，根本緩不濟急。

此外，定期開會的管理模式還有一個問題，就是一些真正重要的事情，若沒有時間事先認真讀報告、先消化，老闆根本不可能「聽完報告，馬上做決斷」，即使勉強靠直覺下了決策，品質通常也不好，經營風險也隨之升高。

沒時間思考就召開會議，想在開會時做出判斷，但會議一多，能夠思考的時間就愈少。與其如此，不如取消會議，多留一些時間給自己思考、盯細節，增進決策品質，員工也可以花更少的時間準備會議、製作投影片，反倒能讓公司步入正向的循環。

4.開會時要有想法

不少上班族容易犯的錯誤是：自己沒想法、沒觀點、沒結論，還找老闆進來一起開會。甚至說出：「老闆，最近發生一件事情讓我卡住了，你可以幫我嗎？」

遇到這種時候，我一定會生氣，為什麼？

同仁身在第一線，往往比我更專業，他應該調整的對話是：「老闆，我有個技術卡住了，可是這個技術很重要，我也覺得公司應該培養這個技術。我調查後，找到了課程A或B（並分析兩者各具的優缺點），我可以去上課、學習；不過，因為這個技術短期內只會做一次，所以我們也可以考慮外包，以下是幾個選項……」

這樣的對話才能讓老闆覺得開會有意義。簡單說，如果可以，盡量不要對老闆提出申論題，除非是在專案起點，要訪談需求、了解目標、知道限制；否則當專案持續推進，就應該做好準備，讓每次開會都有所依據，這麼一來老闆就不會討厭跟你開會了。

那麼，什麼樣的會議可以丟出申論題呢？舉例來說：創意發想的會議，或明年的新產品規畫，就可以發散討論、提案。此外，收斂做決策時，也可以在會議丟出申論題，比方說，公司研發的產品形式必須3選1，就可以開會讓眾人討論。

不過這些會議要有成效的關鍵，是大家事前得做好準備，會議中才能拋出靈感。要留心的是，臨時召集大家腦力激盪，只會獲得膝反射式的討論，多半難以形成有效的結論。

本文摘自《大人學破局思考》，三采文化出版。

順應老闆風格 開會不踩雷

「要怎麼跟老闆開一場有效率、又讓老闆喜歡你的會議？」曾有聽眾朋友說，他常跟老闆開會，卻很怕踩雷、擔心老闆不耐煩。我相信不少上班族都有類似的困擾，我想講講老闆的心聲。

說起「開會」，我腦海中直接想到兩個重點：

首先，我猜世界上大部分人都不喜歡開會，尤其是行程滿檔的老闆；換言之，開會通常是工作上的「不得已」。其次，每次開會時，如果能掌握一個最核心的原則，「讓會議很簡潔、很迅速、很精準地講出重點，大幅縮短開會時間」，我猜有90％的機率會最符合大部分老闆的期待。

了解老闆喜歡的敘事風格，便能加速會議進行。 圖／123RF

縮短會議時間的關鍵，是讓與會者（尤其是老闆）快速吸收資訊，不僅聽懂，而且是秒懂，才能快速做出好的結論。實際上，不同老闆在開會時有不一樣的習慣，而針對老闆「接收資訊」的偏好風格，我大致整理出了4種類型：

第1類：老闆喜歡先聽大方向，遇到這樣的老闆要先講結論。

第2類：老闆喜歡投影片簡報，報告時勢必得準備投影片。

第3類： 老闆享受條列式的重點，不一定要給他投影片，只要能以文字清楚呈現，他就滿意了。

第4類：老闆想多聽細節。比方說你分析公司某產品出包的狀況，他會很想知道如何避免出包的種種細節、研究數據；如果你無法掌握，他可能會不爽，然後拚命問問題，你一答不出來，馬上會被釘在牆上。

小心觀察你的老闆，才能在最簡單的投入下，創造最滿意的會議效果。