一般民眾遇到法律糾紛或是履行權利義務的時候，例如防止對方毀約、不再續租之通知、請求房租到期的房客搬家、催付租金、車禍求償、購屋糾紛、解除買賣契約、資遣費請求、拒付管理費之追討等等，多會寄存證信函給對造。但是存證信函應該怎麼寫？一般沒有法律專業背景的民眾是否也能夠有效運用？

所謂「存證信函」，是透過郵局證明發信日及發信內容為何的一種證明函件，達到告知義務的效果。
 
存證信函屬於意思通知之性質，其效力準用民法關於意思表示之規定，民法第九十五條第一項前段規定：「非對話而為意思表示者，其意思表示，以通知達到相對人時，發生效力。」一旦送達對方，無論對方如何否認，寄件人已盡到告知的義務，日後於訴訟上亦可作為重要證據。故催告雖無限制應以何種方式為之，為避免事後舉證困擾，宜選擇以存證信函的方式，杜絕日後爭執。

存證信函需使用郵局規定的制式格式，民眾可到郵局購買或是自行至網路下載格式填寫。撰寫存證信函的內容以簡單易懂為原則，信件內容寫明法律爭議的人、事、時、地、物，以及事實爭議的重點，最後再寫明限期處理及處理方法。字跡要工整並減少錯字，寫到數字時，不宜用阿拉伯數字表示，最好用「一、二、三?酘?酘」或「壹、貳、參?酘?酘」表示，最無爭議。

寫好的存證信函需複印數份，各份的內容需相同，在格式上一式三份，以雙掛號寄給對方一份，自己留底一份，並且以內容完全相同之副本留存郵局備作證據即可。存證信函存局之副本，在三年保存期內，寄件人得交驗原執據，申請查閱，按申請時現行存證費半數交付查閱費。

在法律程序中，存證信函常扮演重要的角色，不但可以證明寄件人曾經為意思表示的通知或是證明遵守時效的時點，亦可達到防範未然、促使對方履行義務的效果。寄出存證信函後，切記要妥善保管郵寄收據、回執證明及寄件人自行留存的存證信函，倘若雙方將來依法律途徑尋求救濟時，存證信函將是一份對自己有利的書面證明。
【聯大法律事務所所長劉昌崙律師解析】