張月琴在增城市新塘鎮經營升展機械公司。每天一上班,員工就會看見她專注地盯著電腦螢幕,十指飛快地在鍵盤上敲打,並不時用滑鼠切換檔案就用電腦與網路遙控三家企業。偶爾,她也會把畫面來源換到監視器上,看看工廠裡的作業動態。
張月琴自豪地說,這是她在台灣請人專門以Java程式寫成的工廠管理系統,包括:訂單管理、生產管理、人事管理、請購採購、銷貨出貨、工作查核、客服維修、異常追蹤等功能,不管是台灣總公司、廣州或上海分公司的那一種數據,在系統裡一目了然,資訊也能及即時流通。
張月琴說,之前曾遭某台商同業惡性挖走十幾名幹部,而且把客戶資料全部帶走,讓公司蒙受到重大損失。痛定思痛之下,決定花錢請程式專家專門為公司設計一套軟體,讓所有的管理一切電腦化,全面防止了資料被盜拷的可能。
張月琴說,過去還在用E-mail和員工聯絡的年代,經常出現郵件寄丟的情況,也不知道是哪個環節出了問題,追究責任時,當事雙方往往各說各話。現在使用跨公司的連線管理系統後,管理無國界,若發現問題,有人即時質疑,當事人必須馬上回覆,工作效率顯著增加,也減少了用人成本。
張月琴舉例說,以前用手寫訂單時,業務員可能填寫賣出一百元,但實際上賣了一百二十元,有二十元進了自己口袋。由於缺乏管控機制,要查起來大費周章。現在代電腦化管理後,生產、銷售、庫存的數字,彼此如果兜不攏,那顯示其中必定存有蹊蹺,可以立刻追查。
做到電腦化管理之後,江蘇太倉廠將率先實施「條碼化」,讓每個料件都有屬於自己的身分證,「這樣管理進出貨將會更加方便。」她說。
會讓工廠管理導向電腦化,也是源自於劉月琴的美國經驗。劉月琴曾於一九八四年赴美,一直到一九九六年才回到台灣的家族企業幫忙經營,她在美國的十二年中,曾經營一家超市,電腦化管理的效率,讓她處理起事情來得心應手,因此說服哥哥,讓她幫公司建構電腦化的管理環境。
張月琴隻身一人在廣東管理一家工廠,兒子則遠在美國哈佛大學攻讀法律研究所,平日母子倆距離大半個地球,近幾年更是聚少離多。不過,張月琴欣慰地說,還好兒子很用功,也很獨立,不用她太操心,她和兒子也會透過Skype上網聊天,交換一下彼此的生活近況。