受到工作流程e化以及組織持續變革受到高科技網際網路的衝擊，創新進步的e化行政作業工具，全球企業的經營模式隨勢而變，專業秘書的職場角色獲得重新定位，促使秘書脫離傳統工作範疇，邁向新的工作領域，逐漸扮演承上啟下職場樞紐的關鍵角色。

　資深講師周純如依其多年秘書實務經驗指出，在e化的資訊年代，e-mail書信是現今職場溝通或傳達訊息的重要工具，尤其秘書必須協助主管內、外部的溝通、傳達重要訊息，因此在用字遣詞上更顯重要。周純如表示，e-mail首要正確地書寫主旨，且一個e-mail只講一個主題；若沒有主旨是很沒有禮貌的，就好比找大家去開會，卻不知討論的議題是什麼，且明確的郵件主旨，將有利收信者引用該郵件，進行後續溝通，以及進行日後資料夾管理。

　信件內文應採「倒金字塔」寫法，將最重要事項先行表達，再細部說明原由，避免收信者匆匆閱讀信件，漏看了重要訊息。

　周純如指出，身為主管的秘書，每天面對承上啟下的溝通指令，一言一行均代表著主管的形象，秘書代表著主管，看重自身的工作時，相對也是做好主管的公關培養。

　上級指令

　總經理急於為客戶標案召開討論會議，故請秘書緊急召集各相關主管回公司開會，秘書一一電話召集，並且以簡訊告知主管：「總經理指示各位儘速回公司召開標案前討論會議，逾時後果自負！」

　主管們接到這指令時，部份主管因事先與客戶安排之下午行程已敲定，故告知可否向總經理轉達，因為人在客戶端，無法趕回去開會。

　錯誤傳達

　我算哪根蔥，我就依總經理指示傳達，若您無法回公司開會，請自行mail或簡訊告知原因，我會轉達總經理。

　正確轉達

　各位主管抱歉，總經理了解各位目前正為公司在打拼，但因本次標案關乎公司年度業績，故總經理不得不於今天下午緊急召集各位回到公司，共商標案策略。若您是在客戶端或因故無法回公司，也請告知原因，我會為各位傳達，謝謝各位的配合，造成不便，請見諒。

　正面結果

　當主管接到這份指令時，不會刻意找理由不參與會議，但若以嚴厲型的傳達方式，反而容易造成主管不悅，當主管的公關包裝師，也是秘書一份重要的工作。