編譯謝汶均
最近幾年,許多智慧手機、電子郵件和聊天軟體內建的笑臉、愛心、旗幟等表情符號已成為數位通訊中無所不在的一環,在寄給工作同仁的電子郵件中也常見到。
人力資源公司OfficeTeam近期針對661位員工和經理所做的調查發現,逾半數受訪者曾在工作上使用表情符號溝通。在經理階層的受訪者中,有較多人比一般員工更贊同在工作上使用表情符號。這顯示,具幽默成分的符號,在控制、拿捏工作場所的語氣傳達方面,竟發揮出奇重要的功能。
1份在2014年針對逾1600封由3家北歐公司寄出信件所做的報告顯示,當寄件者有事請同事幫忙時,可能會在信中使用「 」表情符號。這份報告也指出,在工作上使用表情符號,主要是想提供一些線索,告訴收件者該如何解讀訊息,例如,為了讓語氣聽起來比較溫和,主管會使用笑臉這類的表情符號,藉此讓他們顯得比較沒有那麼「高高在上」、拉近與員工的距離。
曾撰寫與商場禮節相關書籍的作者惠特莫爾(Jacqueline Whitmore)建議,在發送表情符號給同事前,宜先評估辦公室溝通的語調。最好先等到主管傳送表情符號後,下屬再使用這種溝通方式。還有,僅在交情好的同事間使用表情符號,可避免引起不必要的誤會。
惠特莫爾表示,在使用表情符號前,也得先考量收件人的身分。若傳送一個眨眼鬼魂的表情符號給同事,可能可以傳達一種「好夥伴」的感覺,但若將同一個表情符號傳送給客戶,可能會產生不同的效果。
惠特莫爾認為,最安全的表情符號就是各式各樣的笑臉;相反的,任何有生氣或示愛意味的表情符號,就要盡量避免。她說:「務必要學習如何不使用這些表情符號也能與人溝通,就算要用這些表情符號,也只用來輔助溝通。如果你對任何表情符號有一絲絲疑慮,就不要使用。」
在西北大學凱洛格商學院(Kellogg School of Management)教授行銷學的教授葛瑞森(Kent Grayson)表示,表情符號和俚語沒什麼兩樣。他說:「可能會有比較沒有那麼正式的工作場所允許使用俚語,但如果你的工作場所不是這樣,就得小心一點,以免給人不精確或甚至輕浮的印象。」
正在角逐美國總統大位的希拉蕊(Hillary Clinton)也經常在工作上使用表情符號,她在2012年擔任美國國務卿時曾換了一支新的黑莓機,而她馬上寄電子郵件給一位助手,信中寫道:「我有一個問題:如何在這支新黑莓機上打出表情符號?」(取材自道瓊社)