如果要選個聽來一點都不炫，甚至很傳統的職場工作，祕書一定是其中之一。今天的祕書，任務已經跟過去完全不同，從祕書的變化，也可以看出人才定義的走向。

以前祕書的功能是處理瑣事，幫老闆打電話、整理文件就好。但現在的祕書如果還是這樣，是無法減輕老闆負擔的。或許，你不知道世界上還有一個秘書節？每年四月的最後一個禮拜是國際秘書周，當周的禮拜三是國際秘書節。

隨著工具的快速進步，秘書的能力也在突飛猛進。以往那個時代，老闆對秘書的要求只是貌美及懂交際；現在則是應對得體、有智慧的去處理人際。所以，除了熟練運用各種高科技的工具與與日俱增的軟體之外，秘書必須德智體群，樣樣兼備，實在是非常不容易。在秘書節即將到來的這個日子，可以知道世界各地的行政工作都有那些進展和趨勢，或許也能讓自己的工作和願景更能切合實際，提早實現。

其實世界上的秘書工作，在過去近四十年間，歷經三次革命性的華麗大轉身。第一次是在「辦公室自動化」（OA）開始的。大約在一九七五年，美國率先提出辦公室自動化的概念，三年後，日本的辦公室啟動了以電腦來替代人工處理辦公室一些事務性工作，自此全世界逐漸走向無紙辦公室，秘書工作也由原來的紙面作業，逐漸成為電子化作業。

第二次是在「互聯網的運行」開始。互聯網被學術界以外的企業大量使用，自此全世界逐漸走向資訊公路時代，秘書工作也由原來的人際溝通時代，逐漸成為資訊溝通時代。第三次是在「雲計算技術」（Cloud Computing）開始的。美國提出雲計算之後，自此全世界的網路儲存快速進入雲處理階段，秘書工作也由原來的定點定時服務，逐漸成為及時跨界的全方位服務。

無論是叫做「行政秘書日」或者「秘書節」，本質都是要為辛苦耕耘的辦公室行政人員鼓掌加油。在過去這個世紀裡面，世界各地的辦公室工作變化太大。二十年前桌上型電腦才逐漸普及；十年前手機才能智慧化。然而現今多數辦公室的工作，都已經快速的由傳統的行政文書改為電子文書，檔案管理也全數雲端處理。並且，許多工作借助各種應用軟體，可以輕而易舉的完成以前幾天或者幾周的工作進度。未來，秘書可能會有機器人當助手。

好祕書 3個特質

❶在某個角度或功能上，成功地代理老闆。

❷具有跨部門視野，而且高度跟老闆一樣。

❸對財務、專案管理、製作文書，都要全盤了解。

老闆ＳＯＳ

如果今天請假！

●失去聯絡的據點，什麼事都沒辦法安排。

●工作效率也降低，例行事務中的

前置作業無法完成。

●連溝通都出現障礙，

心情大受影響。

開枝散葉 最大的盛會 培訓禮儀

歐洲秘書協會原名EAPS – European Association of Professional Secretaries，創立於一九七四年，創會會長是Sonia Vanular，總部原設在巴黎的一所古堡裡面。歐協後更名為 EUMA – European Management Assistants，愛沙尼亞、克羅埃西亞、埃及、葡萄牙、羅馬尼亞和俄國加入為個人會員，秘書處位於奧地利。

在馬尼拉，一位叫做維基尼亞．阿巴尼雅(Virginia P. Elbinias)的秘書在菲律賓秘書協會倡議組織亞洲的秘書協會。自此之後，亞太行政專業秘書大會 (The Association of Secretaries and Administrative Professionals in Asia-Pacific, 簡稱 ASA)連續不斷的在亞洲太平洋地區，依照各會員國入會的順序輪流舉辦，成為亞洲太平洋區兩年一度最大的秘書盛會。

該會會員國分別是菲律賓、泰國、印尼、新加坡、印度、馬來西亞、臺灣、巴基斯坦、日本、斯里蘭卡、汶萊、孟加拉、韓國、巴布亞新磯內亞等國。

日本秘書協會創立於一九六八年，是健康福利勞動部所許可，日本唯一的秘書協會。Yuji Mizuno 是日本Asahi Kasei Corporation 的執行長，也是該機構分公司的總裁。該會目前有一百五十個團體會員，團體會員是指任何在集團公司工作的秘書都可以參加，所以該會的人數眾多。該會發行的雜誌每年出版十期。每月舉辦例會活動，以及數量眾多的培訓項目。並且該會有CBS（雙語秘書認證考試），至今有五百位秘書取得證書。該會也是亞協（ASA）與國際秘協（IAAP）的會員國。

新加坡行政專業協會（Singapore Association of Administrative Professionals）創立於一九七一年，由原史丹福學院院長Mr. Elias Pereira創辦。有鑒於秘書工作在新加坡有很大的改變，秘書均轉型在行政管理的領域，因此更名為行政專業協會。新加坡秘書協會在亞洲也是首屈一指的，今年慶祝秘書節，該會將在希爾頓飯店舉辦一天的培訓，主題是禮儀與生活技巧 (Etiquette Essentials and Life Skills for Success)。

除亞太秘書協會的創始國菲律賓秘書協會之外，馬來西亞專業秘書與行政管理人員協會原名馬來西亞秘書協會，含沙巴、沙撈越、約翰巴魯、以及大馬婦女協會，組織龐大、會員眾多、活動盛大、有雄厚的實力與影響力。

泰國秘書協會的全名是The Women Secretaries & Administrative Professionals Association of Thailand（泰國婦女秘書與行政專業協會）。也是目前亞洲數一數二最有貢獻度的秘書協會之一。在亞太大會上，他們獲得專案比賽的冠軍。原因是過去多年來，該會對於泰國各級學校教師的培訓，碩果累累。印度秘書與行政專業協會（Indian Association of Secretaries and Administrative Professionals）可能是世界上秘書會員最多的協會。

這個協會是由孟買的聖約翰學院院長Homai Mehta創辦的，自此，印度有了秘書選拔大賽。目前印協有七個分會，會員分為四個等級：一般會員、團體會員、終身會員和集團會員。該會有專屬雜誌《秘書講義》。

義工心聲 我也曾經倦勤

一九八三年，我在擔任時報總經理秘書的同時，利用閒暇時光採訪了當時的秘書行業相關人物。當時並不知道，過了兩年，我就被選上臺北市秘書協會會長，更沒想到後來會擔任中華民國秘書協會總會長，之後還主辦了第八屆亞太秘書大會，成為亞太秘書協會理事長。

也就是在那一段長達十七年的祕書工作期間，我才知道擔任秘書絕對不是外人看到的那樣光鮮亮麗、口若懸河、能左右逢源，甚至於我曾經倦勤辭職，而後又改到基金會擔任秘書，換湯不換藥，還一直做下去，最後擔任集團行政總監，其實也是個高級幕僚而已。

那段時間，我最忙的工作除了辦公室內外，還有就是在每年秘書節前後要舉辦的各種活動，這是全世界秘書們最快樂的時光，卻也是秘書協會的幹事們最累的時刻。因為秘書協會的成員多半是攜家帶眷的義工，大家承擔這些工作，常常要忍飢受餓，還要被人怨聲載道。

小檔案 最早成立秘書協會的國家

一九五二年，美國的Harry Klemfuss 先生有感於秘書在組織中的角色和地位應該提升，從而促成了世界第一個國際秘書節(National Secretaries Day)。年輕的時候， Harry Klemfuss 先生在 Young and Rubicam 廣告公司工作，被派任到 The Dictaphone Corporation 擔任審計，很快發現美國在二戰後秘書大量短缺，認為秘書應該受到賞識，特別是她們當中有許多是二戰及韓戰後退下來的婦女。他本身也參加過太平洋戰爭，所以說服美國商務部的 Charles Sawyer 把秘書周和秘書日訂下來。他的倡議經過當時美國的國際秘書協會(現改名為國際行政專業協會)會長 Mary Barrett 的支援，以及 The Dictaphone Corporation 總裁C. K. Woodbridge的協助，促成了第一屆的國際秘書周活動。

美國是最早成立秘書協會的國家，後來隨著時代的變遷改稱「國際行政專業協會」(International Association of Administrative Professionals簡稱IAAP)，是目前全世界組織規模最大，人員最多，最具有影響力的秘書協會。據統計，美國現有410萬秘書及辦公室行政人員；另有890萬是負責在辦公室幕僚性的行政工作人員。在加拿大，這個數字是47萬5,000人。

該會認為，當今辦公室行政工作人員每天把科技、財務、客戶關係、物流、合同、法律、健康管理、人力資源、稅務和法規各種事務完全整合，完成任務於彈指之間，故須對行政人員的工作特別重視。

探看世局 國際組織非常活躍

❶澳大利亞辦公室行政人員協會（AIOP）http://www.aiop.com.au

❷南非秘書與專業助理人協會（SASPA）http://www.saspa.co.za

❸英國行政經理人協會（IAM）http://www.instam.org

❹加勒比海秘書協會（CASAP）http://www.casap-online.org

❺巴西秘書協會（FENASSEC）http://fenassec.com.br

❻斯裡蘭卡秘書協會（SLAAPS）http://www.slaapsonline.com

❼巴基斯坦秘書協會（DSSP）http://www.dssp.org