文／吉姆．范德海、麥克．艾倫、羅伊．史瓦茲 譯／周宜芳

簡潔帶來自信，冗長讓人恐懼。根據研究顯示，一個人平均花26秒閱讀一篇內容，200字之後的閱讀率大幅下降。2017年，美國新聞界老將吉姆．范德海、麥克．艾倫與羅伊．史瓦茲成立Axios新聞平台，他們發展出一套新的寫作模式，認為「少即是多」。



為什麼會議需要簡潔？

想想你耗在過於冗長、過於龐雜、百無一用的會議，以及永遠拿不回來的時間。你可以透過在較短的會議中加入聰明簡潔溝通技巧，藉此轉變團隊的文化和績效。重視別人的時間（而且有重要事情要說）會成為你的正字標記。

第一步，是學習怎麼開會。四個人當中有三個人沒有受過如何開會的訓練，難怪會有這麼多爛會議。其他人也和你一樣：90％的人承認今天開會時在做白日夢，72％的人在做別的事。（資料來源：HBR Design Thinking）

再者，優質會議的決勝點通常在會議開始之前。

聽起來愚蠢，不過務必先確定你真的需要開會。如果是需要隱私和直白說實話的事，或許採取一對一的談話會比較好。會議發起人應在會議通知的電子郵件中訂定會議目標（直白的一句話）和議程（最多三項）。而且，盡量在前一晚發出會議通知，以免有些與會者當天行程已經滿檔，這也能讓大家有充分的時間思考。

亞馬遜創辦人貝佐斯因為把這一點做到極致而聞名：他不信任在會議用PowerPoint報告（他說簡報檔與其說是說明，不如說是製造混淆），「相反地，我們寫的是有敘事結構的六頁備忘錄」，他在一封致股東信裡這麼說，「我們在每次會議開始時安靜閱讀這份文件，彷彿在『自修室』裡。」

會議進行中的規則

1. 設定時間限制：如果做得好，20分鐘通常就夠了。大部分人都像機器人，不管需要做什麼，都會自動把會議時間設定為30分鐘以上。撼動你的組織文化，你會大放異彩。

˙Slack通訊軟體的作法看起來很聰明：會議只有25分鐘或50分鐘。如果你的會議是一場接著一場連續排下去，你下一場會議就不會遲到，搞不好還有時間喝杯咖啡。

˙試試微型會議（5到10分鐘）。沒有任何法律或理論要求讓會議超過必要的時間。

2. 用標題為會議開場：就是在會前寄出的通知裡，用一句話寫下的目標，它點出這次開會的原因：我們有什麼事需要解決或討論？

3. 第二句話解釋「為什麼重要」，為什麼這件事在這個時候對在場的人這麼重要。大家都很忙，經常穿梭在一場又一場會議之間轉換主題，讓他們知道他們為什麼在這裡。

4. 接下來，明確說明必須做出哪些具體決定。會議結束時，你會在總結要點時回顧這些決定。

5. 引導討論，以焦點和效率為會議定調。把這當成健康的同儕壓力。如果有人開始離題，請微笑著打斷他說：「離題了！」振臂揮手能夠添點幽默，消除不快的感受。

6. 兼容並蓄。最安靜的人通常有最精采的想法。鼓勵沉默的人說出他們的觀點，至少他們會感謝你給他們開口的機會。

7. 會議剩2分鐘時，討論開始收尾。總結要點，具體說明後續步驟，讓團隊知道你會在下班前發送會議紀錄。

會議之後該做的事

˙趁著會議內容記憶猶新，用條列重點的方式發送簡要的追蹤事項清單給與會者。

˙我們發現，這些電子郵件通常能促使人們補充他們在會後想到的事項，或許這能幫大家省下一次會議。

以下則是錯誤示範：

˙聊天說笑與寒暄是早到者的福利。（又或者，如果你喜歡閒聊的程度和吉姆一樣，那就是你的懲罰。）開會時間到，如果你還在聊午餐或週末的事，等於在告訴一群大忙人這個會議沒有那麼重要。那你為什麼要開會？

˙開會的人太多、主題太多、時間太長。對於規畫出這樣一場會議的元凶，同事們不太可能會說什麼，不過，他們會注意，也會記住。

（本文摘自天下文化出版《聰明簡潔的溝通：200字寫重點，26秒贏得注意力》一書）