文／黃國華

為什麼總是有人常常喊著時間不夠用？這可能跟不懂正確運用時間有關。若你也能多做「重要又不緊急的事」堅持一段時間，你就會發現，很多「又急又重要的事」就不會發生，不用像個救火消防隊員一樣疲於奔命，而把時間用在刀口上了。

一天開完早會，大學時期的好朋友文哲打電話給川卜說：「川卜，好久不見，我在你們公司樓下。」

川卜：「是喔！那你等我一下，我馬上下去。」

將近十年沒見的老同學碰面之後，真的太開心了，除了敘舊之外，天南地北聊個沒完，結束之後回到單位，已經五點多了，川卜收拾一下公事包，準備回家。

你有遇過這種情形嗎？你說：「當然有啊，人家大老遠來，又好久不見，當然要好好招呼一下老同學呀，這就是所謂『有朋自遠方來，不亦樂乎』。」

老同學好久不見，難得遇到了，自然開心。不過文哲已經當上市長了，川卜還是個小業務，你還覺得一樣嗎？

對於文哲來說，到這裡順路拜訪川卜可能是計畫中的安排，但對川卜而言，並不是計畫中的事，而這件並非計畫內的事，就是「緊急但不重要」的事。

為什麼總是有人常常喊著時間不夠用？這可能跟不懂正確運用時間有關。我來說個故事，你比較容易理解。

在美國某個小鎮的消防隊，火光就是命令，火場就是戰場，消防隊員們總是英勇的在第一時間趕赴火場進行救火。但畢竟救火是非常危險的，為了不讓打火弟兄們總是深陷火海之中，那怎麼辦呢？

後來消防隊想出個辦法，那就是利用空擋時間，派出消防隊員去鎮上做另外一件工作，做什麼呢？檢查鎮上家家戶戶裡的老舊電線、看看電纜是否需要更換、檢查老舊的消防設施，或是在危險的地方設置消防設備。

一開始他們的工作量確實增加了，但堅持一段時間後，這個小鎮發生火災的頻率卻下降了，如此一來，他們就更有信心投入更多時間，做檢查與增加消防設施的工作，最後消防隊員最多的工作就不再是救火，而是防火。

用在時間管理上，一樣適用。救火，就是「又急又重要的事」；防火，就是「重要不緊急的事」，當然還有「緊急不重要的事」跟「不急不重要的事」。這四種分類就是史蒂芬．柯維提出的二維四象限「時間管理矩陣」，也是高效能人士從依賴期到獨立期的習慣之一──「要事第一」。當你開始往確定的方向邁進時，你接著要知道如何更有效率的運用時間，為了不讓瑣事占用你的時間，要事第一就顯得非常重要了。

想要有效率的完成工作，首先得學會區分事情的輕重緩急。

捨棄不重要的事

很多人每天都被時間追著跑，處理著重要且緊急的事務，導致精疲力盡；唯有將大部分的時間放在重要卻不緊急的事情上，懂得捨棄不重要的事情，才能高效率管理自己的人生。

之所以常常恨不得一天有四十八小時，是因為你常常在做的，就是「救火」的工作，也就是緊急又重要的事。回到消防隊的案例，為什麼後來消防隊的主要工作變成防火了呢？那是因為防火做的好，就不容易發生火災，沒有火災就不用整天出生入死的救火啦！

也就是說，若你也能多做「重要又不緊急的事」堅持一段時間，你就會發現，很多「又急又重要的事」就不會發生，那就不用像個救火消防隊員一樣「出生入死」了。

那怎麼多做「重要又不緊急的事」呢？首先必須區分，你要做的這些事情是屬於哪一個象限。根據史蒂芬．柯維提出的「時間管理矩陣」，四個象限分別是：象限一「重要且緊急」、象限二「重要但不緊急」、象限三「緊急但不重要」、象限四「不重要也不緊急」。

（摘自《90%客戶都點頭的5分鐘上手圈粉攻略》，博思智庫出版）

【作者簡介】

黃國華 老師

育達大學行銷與流通研究所碩士。現任超進化業務工作坊首席講師。擁有20年以上的銷售經驗，一路從小業務員爬升至業務主管，36歲起轉任專職講師，40歲自行創業，成立「超進化業務工作坊」，連續3年累積超過500場早會專題簡報，帶領業務同仁提升業績。