文╲石詠琦

如果要選個聽來一點都不炫、甚至很傳統的職務，秘書一定是其中之一。今天的秘書，任務已經跟過去完全不同，從秘書的變化，也可以看出人才定義的走向。

每年的四月最後一個禮拜是「國際秘書周」，該周的禮拜三是國際秘書日，也就是國際秘書節。這個節日由來已久，誕生於一九五二年，超過一甲子。當時美國的Harry Klemfuss有感於秘書在組織中的角色和地位應該提升，從而促成了世界第一個國際秘書節（National Secretaries Day），負責提倡該一活動的美國行政專業協會（International Association of Administrative Professionals），也早在二○○○年就更改秘書節，擴大傳統所謂「秘書日」的名稱，而成為「行政專業日」（Administrative Professionals Week/Day），因為，秘書已經是個舊時代的職稱。

不過，至今還有一些國家，還會沿襲舊名稱，習慣性把四月的最後一個禮拜三，稱為「秘書節」。

每年「行政專業日」（秘書節）的國際性主題都是：向辦公室的行政人員致敬（Honoring the office professionals who make offices work）。今年，美國行政專業協會則會在秘書日當天舉辦一場名為Don’t Worry，Be Happy（別擔心、開心點）的演講會，為普天下秘書和行政工作人員慶生。據統計，美國現有四百一十萬秘書及辦公室行政人員；另有八百九十萬是負責在辦公室支援性的行政工作人員。在加拿大，這個數字是四十七萬五千人。

「別擔心、開心點」這場演講會將會有幾個重要的議題，一是工作中移動工具的使用（Mobile applications for your business），二是雲端儲存的工具及技巧（Tools and Techniques for using Cloud storage），三是簡報所使用的工具（Presentation Tools），還有線上行銷和溝通的技巧（Online marketing and communication technologies)，視頻傳播的應用工具(Video broadcasting apps），創作內容的使用工具（Content creation tools）。

從以上的內容可以充分了解，現今世界上的秘書與行政人員所要學習的知識和技能，百分之百的偏重高科技工具的應用與技巧。換句話說，如果我們還在傳統的思維裡，為辦公室行政人員的能力提升上下功夫的話，可能真的已經落後很遠了。今天的辦公室，即使遠在非洲，都是使用快速的網路設備和先進的工具來運作；不能趕上這股趨勢的辦公室人員，必須及時為自己來補充養分了。

以往，秘書有了工作上的困難，可能要向長官和同事請教。現在，請打開Linkedin把問題Po在群組裡，不到幾分鐘，全世界的秘書都會分享他們的經驗讓你知道。

比方，今天如果你打開Linkedin，有一個秘書提出：「何時轉換工作最適合？」（When is it time to change your job? By Sotiria Mantzorou,）馬上就有一個美國德州的Cindi Deppa 提出她的建議。也許別人的意見只能參考，不過，更具世界觀的答案或許不會讓久居辦公室的秘書們，始終關在自己的象牙塔裡面。