告別繁瑣程序 出差報帳 跟App說就行

編譯/易起宇 |2017.04.29
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對長期需要商務旅行的人士來說有個好消息:現代科技讓人記錄差旅費用變得十分便利。

從具語音辨識功能的手機應用軟體(App)到線上預約旅行網站,新科技讓人們在外奔波忙碌的同時,也能記錄和製作旅費報告,事後不必再多花時間清點旅費。

這些創新減少商務旅行人士最頭痛的問題:整理收據、準時繳出支出報告,以及煩惱特定開銷能否報帳。

使用Coupa公司記帳軟體的史泰博(Staples)採購長雅各布斯說:「我很開心,需要隨身攜帶並保管收據的日子終於結束了。」

除了簡化報帳程序外,這些記帳工具因為可輔助員工遵守出差規範,所以也能幫企業省錢。研究機構Aberdeen集團統計,許多公司編列的旅行娛樂預算占年營收10%以上。

國際航電(Garmin International)會計主任布勞琪表示,現在審核員工開銷變得「容易多了」,不像以前未使用Certify支出管理系統時,必須多雇1人幫忙處理。

企業報帳流程大約從5年前開始變得更簡便,因為許多公司開始准許員工用拍照記錄收據,不必再保留一堆紙本收據。後來,語音辨識和衛星定位又讓報帳流程變得更簡化。雅各布斯說:「現在我只要對手機說『星巴克早餐,5.25美元』,就可把這筆費用拋在腦後。」

他只需開啟手機裡的Coupa App,點一下麥克風圖示並說出物品,這個App就會自動把花費記錄到正確的花費清單分類上。

Coupa另一款App「Smarter Trip」可自動計算旅行的公里數,並記到支出報告裡。如果中途停下來買漢堡,App也會自動偵測店家,並詢問使用者是否要將這餐記到帳上。

同時,旅行預約網站也有助企業控制開銷。這些工具可依照企業的出差規範客製化,提醒員工選擇費用最低的選項。

ITW公司出差費用管理部門主管夏朴說,Concur科技公司的旅行預訂和支出管理工具「看起來和用起來都像一般的旅遊預訂網站……但可根據我們設有營運據點的個別國家做不同設定」,還會自動轉換匯率,並選擇報告顯示語言。

夏朴說,ITW公司4.5萬名員工中有89%都使用這套線上預訂工具,每年節省100萬美元的報帳處理成本。她說員工喜歡這套工具能夠透過Airbnb訂房、利用Uber叫車,還會自動登記費用。

此外,Concur最近還推出一款名叫「Hello Hipmunk」的行程規畫助理App。當經理人在準備一趟商務旅行時,可先寄一封電子郵件給群組,再在這款App上輸入問題,例如「3月30日至4月6日往返舊金山的直飛班機有哪些?」程式就會自動篩選出多家旅遊網站,並將班機和飯店選項寄給群組。

一些公司發現,有了這些工具,員工變得更樂意出差旅行。

Exotic Metals Forming公司以前要花2至4周核銷員工的旅行費用,但現在用了Certify支出審核系統,員工報帳後,只要3天就可拿到支票或現金。

該公司會計專員芙潔莉說:「這鼓勵大家出差,因為大家知道拿回差旅費不用等太久。這也讓我們能全盤檢視所有的費用,可追蹤誰花最多、誰最浪費。」

萬事達卡也研發出一項支付工具,協助儘早、甚至預先制止不當的旅行開銷。透過這項「In Control」服務,主管可以設定各種參數,對員工使用公務卡消費設限,若員工過了一定時段或在未經核准商店想要持卡消費時,系統會以電郵或簡訊提醒主管。

本版與經濟日報〈酷科技〉周刊同步刊登

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